Transport en verplaatsingskosten

Gelieve hieronder na te gaan welke situatie voor u van toepassing is.

A. U bent deelnemer (magistraat, magistraat in opleiding of personeelslid van de rechterlijke orde) en komt met het openbaar vervoer

Enkel voor de magistraten, magistraten in opleiding en personeelsleden van de rechterlijke orde neemt het IGO de reiskosten ten laste in het kader van opleidingen die het IGO zelf organiseert (interne opleidingen) of opleidingen die derden organiseren en waarvan het IGO de opleidingskosten ten laste neemt (externe opleidingen).

Sinds 1 september 2017 worden enkel nog 2e klas treintickets ten laste genomen, en dit ingevolge het KB van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt (zie in het bijzonder de art. 68-75, BS 9 juli 2017) dat het onderscheid tussen 1e en 2e klas afschaft.

Het IGO heeft een derdebetalersovereenkomst met de NMBS. Dit stelt de verschillende gerechtelijke entiteiten in staat om zelf treintickets aan te kopen voor de leden van hun entiteit (magistraten, magistraten in opleiding, personeelsleden van de rechterlijke orde) die zijn ingeschreven voor IGO-opleidingen. 

Het komt de korpschef toe om te bepalen wie binnen zijn entiteit instaat voor de bestelling van treintickets, en bijgevolg toegang krijgt tot het derdebetalersplatform. Het is ook mogelijk dat er per entiteit meerdere personen zijn aangeduid. 

De betaling van de aangekochte tickets door de entiteit gebeurt dan rechtstreeks door het IGO via het derdebetalerssysteem. 

Gezien het bestaan van die derdebetalersovereenkomst met de NMBS, is de deelnemer verplicht om treintickets via de entiteit te bestellen. Door de deelnemer gekochte treintickets worden dus niet terugbetaald.

B. U bent deelnemer (magistraat, magistraat in opleiding of personeelslid van de rechterlijke orde) en komt met de wagen

Indien u met uw eigen wagen komt, dan betaalt het IGO uw parkeerkosten niet terug. U heeft wel recht op een vergoeding van uw reiskosten gelijk aan een 2e klas treinticket heen en terug te rekenen van uw werkplek (tenzij het privéadres dichter bij de bestemming ligt, in welk geval de berekening vanaf daar wordt gemaakt). Indien u carpoolt, dan zal enkel de chauffeur vergoed worden. 

Meer informatie m.b.t. de vergoedingsregeling vindt u in de ‘kostenstaat verplaatsingskosten’, die u terug kan vinden in de rubriek ‘Formulieren’ op onze website.

C. U bent spreker en komt met het openbaar vervoer

Als spreker heeft u recht op een terugbetaling van het IGO voor uw reiskosten in het kader van opleidingen die het IGO zelf organiseert (interne opleidingen).

Ingevolge het KB van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt (zie in het bijzonder de art. 68-75, BS 9 juli 2017) dat het onderscheid tussen 1e en 2e klas afschaft, betaalt het IGO sinds 1 september 2017 enkel nog de reiskosten terug ter waarde van een ticket in 2e klas.

• Voorbeeld 1: indien u een ticket koopt voor 2e klas met een kostprijs van 8 euro, dan betaalt het IGO u de waarde van het ticket (8 euro) terug.
• Voorbeeld 2: indien u een ticket voor 1e klas aangeschaft heeft ter waarde van 15 euro, dan krijgt u een vergoeding ter waarde van een ticket in 2e klas (zijnde 8 euro). Het verschil van 7 euro dient u daarbij zelf te compenseren.

Op de dag van de opleiding of nadien zal het IGO u een formulier 'Sprekersvergoeding/Verplaatsingskosten' voorleggen of per e-mail bezorgen. Op basis hiervan kan u uw kosten van het treinticket vervolgens aangeven.

D. U bent spreker en komt met de wagen

Als spreker heeft u recht op een terugbetaling van het IGO voor uw reiskosten in het kader van opleidingen die het IGO zelf organiseert (interne opleidingen).

U heeft recht op een terugbetaling van uw reiskosten naargelang de afgelegde kilometers met uw eigen voertuig. Op de dag van de opleiding of nadien zal het IGO u een formulier 'Sprekersvergoeding/Verplaatsingskosten' voorleggen of per e-mail bezorgen. Op basis hiervan kan u uw kosten (bv. de afgelegde kilometer) vervolgens aangeven.

Indien u met uw eigen wagen komt, dan betaalt het IGO uw parkeerkosten niet terug. U heeft wel recht op een vergoeding van uw reiskosten, zijnde het equivalent van een 2e klas treinticket heen en terug. Indien u carpoolt, dan zal enkel de chauffeur vergoed worden. 

Meer informatie m.b.t. de vergoedingsregeling vindt u in de ‘kostenstaat verplaatsingskosten’, die u terug kan vinden in de rubriek ‘Formulieren’ op onze website.

Opleidingsdeelnemers 

Als opleidingsdeelnemer beschikt u niet over een parkeerplaats indien u naar het IGO komt. Voor personen met een beperkte mobiliteit voorzien we echter een uitzondering. In het laatste geval, dient u dit wel 48u voordien aan te geven, zodat wij een parkeerplaats voor u kunnen reserveren. De reservatieprocedure vindt u hier terug.

Voor opleidingsdeelnemers zijn er in de buurt van Louiza voldoende parkings en parkeerplaatsen beschikbaar: Stefania-Louiza (Wiltchers), Poelaert, Hallepoort, Deux Portes, …

Gelieve er rekening mee te houden dat, indien u als opleidingsdeelnemer met de wagen komt en gebruikmaakt van een van deze parkings, u deze parkeerkosten zelf dient te dragen. 

Sprekers

Sprekers die opleidingen aanbieden op het IGO kunnen gebruikmaken van de parking van het IGO. U dient dit wel 48u voordien aan te geven, zodat wij een parkeerplaats voor u kunnen reserveren. De volledige procedure vindt u hier terug.

Gelieve de sectie 'Formulieren' te raadplegen. U doet dit als volgt: 

• Ga naar de ‘homepagina’ (deze procedure is voor elke webpagina dezelfde)
• Navigeer naar de ‘sitemap/het websiteoverzicht’ onderaan de pagina.
• Onder de rubriek ‘Opleidingen’ vinden jullie vervolgens de subrubriek ‘Formulieren’.
• Klik op ‘Formulieren’: de pagina met formulieren zal nadien verschijnen.
• Download het gewenste formulier en volg de aangegeven instructies.

Zoals het formulier ook aangeeft, worden kostenstaten aanvaard tot uiterlijk twee maanden na datum van de laatste dag van desbetreffende opleiding (en niet later dan 10 januari van het jaar x+1). Voor een meerdaagse opleiding, loopt de termijn na datum van de laatste dag. De betaling kan enkel nog gebeuren voor zover alle velden volledig en correct zijn ingevuld.

Het volledig ingevuld PDF-formulier moet per e-mail gestuurd worden naar de boekhouddienst bij het IGO op het mailadres comptabilite@igo-ifj.be, met de persoon die is belast met de ondersteuning van de opleiding mee in kopie (dit is de persoon die u de uitnodigingsmail met de praktische informatie over de opleiding heeft gestuurd).

Tevens dient steeds het juiste referentienummer van de opleiding duidelijk te worden vermeld opdat een vlotte terugbetaling kan gegarandeerd worden.

Door de vele aanvragen, kan het IGO uw terugbetalingsaanvraag niet verwerken indien:

• bepaalde velden niet volledig of incorrect zijn ingevuld;
• het formulier later dan 2 maanden na datum waarop de opleiding doorging (bij meerdaagse opleidingen: na datum van de laatste dag) wordt overgemaakt;
• het formulier later dan 10 januari van het jaar x+1 wordt overgemaakt. 

In voorkomend geval wordt u hiervan op de hoogte gehouden.

De gemiddelde verwerkingstijd bedraagt, behoudens uitzonderingen, 6 tot 8 weken vanaf de ontvangst door de boekhouddienst tot de betaling van de onkostennota.

Enkel sprekers voor opleidingen die doorgaan op het IGO en personen met een beperkte mobiliteit kunnen gebruikmaken van de ondergrondse parking van het IGO.

U dient minstens 48u op voorhand de volgende informatie per e-mail te bezorgen aan mevrouw Annick Van der Gucht (annick.vandergucht@igo-ifj.be).

• uw naam;
• uw nummerplaat;
• de referentie of het onderwerp van de opleiding; en
• de datum van de opleiding.